Istnieją branże (np. budowlana), w których wyjazd i praca na drugim końcu Polski są czymś zwyczajnym i częstym. Wiele innych przedsiębiorstw również często wysyła swych pracowników w delegacje do innych miejscowości. Aby zatrudnieni byli wypoczęci, a przez to jak najlepiej zaprezentowali się na spotkaniu z klientem bądź dobrze wykonali swe obowiązki zawodowe, warto zapewnić im kwatery pracownicze, w których wypoczną przed i po ciężkim dniu pracy. Jak zakwaterować pracownika? W tym artykule znajdziesz garść porad.
Hotele robotnicze dla pracowników – jak znaleźć odpowiednie?
Jeśli chcesz zakwaterować pracowników w obcym mieście, najpierw musisz wybrać im odpowiednie hotele robotnicze. Na szczęście nie jest to trudne. W profesjonalnych serwisach z ogłoszeniami, takich jak portal Śpijtanio.eu, z pewnością znajdziesz odpowiednią propozycję w rozbudowanej bazie aktualnych ogłoszeń.
Poszukując hoteli pracowniczych, zwróć uwagę na kilka ważnych kwestii. Przede wszystkim: lokalizacja. Najlepiej, aby kwatery pracownicze znajdowały się jak najbliżej miejsca pracy zespołu. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli tracić czasu ani energii na dojazd we wskazane miejsce. Pamiętaj, aby zapewnić pracownikom dogodne warunki wypoczynku. Dobrze zatem, aby hotele robotnicze znajdowały się w cichym, zielonym miejscu, z dala od zgiełku ulicy. To zapewni pracownikom komfortowy, nieprzerywany sen i odpoczynek.
Równie istotne jest zaopatrzenie samego obiektu. Hotele pracownicze powinny być schludne, czyste i wyposażone w niezbędny sprzęt i akcesoria, w tym zwłaszcza czajnik, kuchenkę, lodówkę, naczynia, sztućce, pościel oraz ręczniki. Dobrze, aby pracownik miał w pokoju dostęp do bezprzewodowego internetu, a także, aby przed obiektem znajdował się parking lub garaż dla gości.
Pokoje należy dopasować do liczby pracowników. Oczywiście najlepiej, aby każdy z nich miał własny pokój, jednakże nie zawsze jest to możliwe. W przypadku dłuższych pobytów w hotelu robotniczym zaleca się, aby w jednym pokoju mieszkały maksymalnie dwie-trzy osoby. To pozwoli na lepszy odpoczynek pracowników i wyeliminuje potencjalne konflikty, które przecież mogą się pojawić, gdy np. w pokoju przez dłuższy czas mieszka sześć czy siedem osób.
Hotele pracownicze – okres wynajmu
Kolejną ważną kwestią, którą przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę, jest okres wynajmu. Oczywiście najwygodniejsza sytuacja występuje wówczas, gdy pracodawca wie konkretnie, ile czasu na pewno potrwa dane zlecenie czy projekt. Zdarza się jednak (zwłaszcza w branży budowlanej), że prace, nierzadko z przyczyn niezależnych od firmy, przedłużają się. Na wypadek takich sytuacji warto zatem zawczasu uzgodnić z hotelem pracowniczym kwestię ewentualnego przedłużenia pobytu. Można także od razu zdecydować się na wynajem kwater na dłuższy czas i uzgodnić np. możliwość zwrotu części kosztów w przypadku wcześniejszego wymeldowania się.
Rozliczenie podatkowe kwatery pracowniczej
Z perspektywy pracodawcy bardzo istotne są kwestie kosztów i rozliczenia podatkowego pobytu w hotelu robotniczym. Należy wiedzieć, że wybrane świadczenia ponoszone przez pracodawcę w związku z zakwaterowaniem swojego zespołu są zwolnione z podatku dochodowego. Dzieje się tak w następujących przypadkach: gdy pracownik zostanie zakwaterowany w hotelu pracowniczym albo w kwaterze prywatnej wynajmowanej na cele zbiorowego zakwaterowania do kwoty maksymalnie 500 złotych miesięcznie.
Przedsiębiorca powinien mieć też na uwadze, że ową ulgę na zakwaterowanie stosuje się w przypadku pracowników mieszkających poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Drugim warunkiem jest niekorzystanie przez nich z podwyższonych kosztów pracowniczych.
Hotele pracownicze i dopełnienie formalności
Obowiązkiem pracodawcy jest również dopełnienie niezbędnych formalności związanych z zakwaterowaniem. Dotyczą one przede wszystkim określenia podmiotu płacącego rachunek. Najlepiej zatem, aby hotel bądź inny obiekt wynajmujący kwatery pracownicze wystawił fakturę na daną firmę. W ten sposób pracownik nie będzie musiał martwić się opłatami, a jednocześnie przedsiębiorca będzie miał niezbędne dokumenty potwierdzające wydatki, które później np. wrzuci w tzw. koszty.
